Etusivu > Ajankohtaista > HVS-Tennis, Talin Tenniskeskus ja Taivallahden Tenniskeskus kehittämään hallintoa yhteistyössä Cintoia Oy:n kanssa

HVS-Tennis, Talin Tenniskeskus ja Taivallahden Tenniskeskus kehittämään hallintoa yhteistyössä Cintoia Oy:n kanssa

HVS-Tennis, Talin Tenniskeskus ja Taivallahden Tenniskeskus aloittivat lokakuun alusta yhteistyön urheiluseurojen ja muiden liikunta-alan yritysten palveluihin erikoistuneen Cintoia Oy:n kanssa. Tavoitteena on suoraviivaistaa hallinnon prosesseja sekä hyödyntää tehokkaammin digitalisaation tarjoamia mahdollisuuksia ja näin tarjota jäsenille ja asiakkaille entistä parempaa palvelua.

HVS-Tenniksen toiminta on viimeisten vuosien aikana kasvanut huomattavasti. Jäsenmäärä on viidessä vuodessa lähes tuplaantunut ja on jo noin 3000. Viikoittaiseen valmennukseen osallistuu puolet jäsenistä. Seurassa työskentelee noin 60 valmentajaa ja ohjaajaa sekä muuta seuratyöntekijää. HVS järjestää aktiivisesti erilaisia tapahtumia omista pelipäivistä aina kansainvälisiin yleisötapahtumiin. Seuran kotihalleina ovat Talin Tenniskeskus ja Taivallahden Tenniskeskus, joissa HVS on suurin toimija. Myös tenniskeskusten asiakasmäärät ovat viime aikoina kasvaneet ja hallien käyttöaste on korkea aamusta iltaan seitsemänä päivänä viikossa. Jotta kentällä kaikki pelaa sujuvasti, tarvitaan taustalle toimiva organisaatio, jota johdetaan määrätietoisesti yhteisten tavoitteiden pohjalta ja tarkan tiedon avulla. Toiminnan kasvu on tuonut mukanaan lisää vaatimuksia myös hallinnon puolelle. HVS-Tenniksen toiminnanjohtaja Pekka Mäkelä jatkaa:

Nyt oli hyvä aika analysoida toimintaa laajemmin ja teimmekin kesällä Cintoian ja avainhenkilöidemme kanssa selvityksen hallinnon prosesseista ja toimenkuvista. Sen pohjalta aloitimme pitkäjänteisen kehitysprojektin, jonka tavoitteena on prosessien tehostamisen ja digitalisaation avulla vapauttaa henkilöstön työaikaa paljon aikaa vievistä rutiineista enemmän asiakkaille ja jäsenille arvoa tuottaviin tehtäviin.

Yksi kesällä tehdyssä selvityksessä esille nousseista asioista oli valmennustoiminnan vastuuhenkilöiden kasvanut työkuorma, joka on seurausta erityisesti pelaajamäärän ja erilaisten tapahtumien merkittävästä kasvusta. Toinen keskeinen kehityskohde on tiedonkulku organisaation eri osien välillä. ”Talissa ja Taivallahdessa on nykyään niin paljon toimintaa ja tapahtumia, että tarvitaan selkeät vastuualueet avainhenkilöille ja toimiva sisäinen viestintä. Jäsen- ja asiakasviestintään on viime vuosina panostettu ja sisäisen viestinnän kehittäminen onkin looginen jatkumo tälle.”, seuran valmennuspäällikkö Saku Siivonen kommentoi.

Digitalisaatio tuo uusia mahdollisuuksia sekä parempaan jäsen- ja asiakaspalveluun että hallinnon prosessien tehostamiseen. Viime vuosien aikana seurassa ja tenniskeskuksissa on otettu käyttöön uusia järjestelmiä esimerkiksi toiminnanohjaukseen ja taloushallintoon. Niiden hyödyntämisessä on vielä kehitettävää ja tähän panostetaan nyt voimakkaasti. Asiakkaat haluavat yhä enemmän asioida sähköisten kanavien kautta. Esimerkiksi valmennusmaksujen ja tapahtumien maksamista voidaan helpottaa. Sähköisten palveluiden rinnalle tarvitaan myös perinteinen asiakaspalvelu. Digipalveluiden tehokkaalla hyödyntämisellä voidaan minimoida aikaa vieviä rutiineja ja vapauttaa aikaa asiakkaiden kohtaamiseen.

Kehitysprojektin kumppaniksi valittiin Cintoia, joka tuo uusia näkökulmia ja asiantuntemusta hallinto- ja digipuolelle. Lokakuun alusta alkanut yhteistyö tarjoaa joustavan lisäresurssin pitkäjänteiselle kehitystyölle. Cintoian toimitusjohtaja Henrik Zilliacus odottaa innolla alkavaa yhteistyötä: ”HVS, Tali ja Taivallahti muodostavat Suomalaisessa liikunta- ja urheilukentässä alan johtavan kokonaisuuden, jolla on HVS:n 100-vuotisen perinteen tuoma kokemus sekä rohkea tulevaisuuden visio. On mahtavaa lähteä kehittämään erinomaisen sitoutuneen ja innostuneen porukan kanssa organisaatiota kohti seuraavaa loikkaa.”

Nyt aloitettu kehitysprojekti toteutetaan vaiheittain ja sisältää pitkän tähtäimen kehityskohteita, joista osa ajoittuu tuleville kausille. Hyödyt alkavat kuitenkin realisoitua osin jo kuluvan kauden aikana. Tulemme lähiaikoina kysymään myös asiakkaidemme ja jäsentemme palautetta toimintamme kehittämiseen liittyen.