HVS:n seloste henkilötietojen käsittelytoimista

HVS-Tennis ry henkilötietolain (GDBR 2016/679) mukainen rekisteriseloste.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

HVS-Tennis, Kutomokuja 4, 00380 Helsinki

Pia-Marie Aaltonen
hvs@hvstennis.fi

Rekisterin nimi

HVS-Tennis ry:n jäsen-, asiakas- ja  uutiskirjerekisteri

Käsittelyn tarkoitus

Jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyperusteena on henkilön jäsenyys seurassa. Tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen ylläpito
• seuran toimintaan osallistuminen (esim. valmennus, kilpailut ja tapahtumat)
• kansallinen ja kansainvälinen kilpailutoiminta (esim. ilmoittautumiset, tulokset, seurasiirrot)
• sähköinen ja muu jäsenviestintä
• seuran toiminnan analysointi ja tilastointi
• seuran toiminnan kehittäminen ja laadun valvonta

Asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyperusteena on henkilön sopimussuhde (esim. valmennustoiminta, kilpailut ja tapahtumat) seuraan. Tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• seuran toimintaan osallistuminen (esim. valmennus, kilpailut ja tapahtumat)
• sähköinen ja muu asiakasviestintä
• seuran toiminnan analysointi ja tilastointi
• seuran toiminnan kehittäminen ja laadun valvonta
• muut asiakassuhteen hoitoon liittyvät toimet

Uutiskirjerekisteri

Henkilötietojen käsittelyperusteena on henkilön tilaama uutiskirje (suostumus) ja tilauksen voi peruuttaa koska tahansa. Tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• sähköisen uutiskirjeen lähettäminen

Rekisterin tietosisältö

Jäsenrekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:

• nimi, sukupuoli, syntymäaika, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• alaikäisiltä huoltajan tiedot (nimi ja yhteystiedot)
• luvat ja suostumukset (esim. uutiskirje, kuvauslupa)
• jäsenyyssuhdetta koskevat tiedot (esim. jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä, jäsenyyden tyyppi)
• kilpailutoimintaan liittyvät tiedot (esim. ilmoittautumiset, tulokset, seurasiirrot)
• seuran toimintaan liittyvät tiedot (esim. osallistumiset valmennukseen, kilpailuihin ja tapahtumiin)
• muut jäsenen suostumuksella kerätyt tiedot (esim. kuvat

Asiakasrekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:

• nimi, sukupuoli, syntymäaika, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• alaikäisiltä huoltajan tiedot (nimi ja yhteystiedot)
• luvat ja suostumukset (esim. uutiskirje, kuvauslupa)
• seuran toimintaan liittyvät tiedot (esim. osallistumiset valmennukseen, kilpailuihin ja tapahtumiin)
• muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot (esim. kuvat)

Uutiskirjerekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:

• henkilön nimi ja sähköposti
• Uutiskirjeisiin liittyvät suostumukset ja kiellot

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekistereissä olevat tiedot kerätään seuraavista lähteistä:

• henkilöltä itseltään ilmoittautumislomakkeella, puhelimitse tai muulla vastaavalla tavalla
• henkilön huoltajalta
• henkilön käyttämien seuran tarjoamien palveluiden perusteella

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille eikä käytetä muuhun kuin HVS-Tennis ry:n edellä mainittuihin tarkoituksiin. Seuralla on kuitenkin oikeus luovuttaa pelaajan tiedot Tennisliitolle kilpailutoimintaan liittyviin tarkoituksiin. Pelaajalla on oikeus kieltää tietojen luovuttaminen, mutta tämä voi johtaa kilpailemisen estymiseen.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.

Tietojen säilytysaika

Säilytämme jäsentemme tietoja niin kauan, kun heillä on voimassa oleva jäsenyys seuraan. Poistamme kohtuullisen ajan kuluessa niiden henkilöiden tiedot, joiden jäsenyys seurassa on päättynyt, ellei tietojen säilyttämiselle ole muuta laillista perustetta.

Säilytämme asiakkaidemme tietoja niin kauan, kun heillä on voimassa oleva asiakassuhde (esim. osallistuvat valmennukseen) seuraan. Poistamme kohtuullisen ajan kuluessa niiden henkilöiden tiedot, joiden asiakkuus seurassa on päättynyt, ellei tietojen säilyttämiselle ole muuta laillista perustetta.

Säilytämme uutiskirjerekisterissä olevien tietoja niin kauan, kunnes he peruuttavat uutiskirjeen tilauksen tai koko uutiskirjepalvelu lopetetaan. Poistamme kohtuullisen ajan kuluessa  niiden henkilöiden tiedot, joiden uutiskirjetilaus on päättynyt, ellei tietojen säilyttämiselle ole muuta laillista perustetta.

Edellä mainituista määräajoista poiketaan, jos tietojen säilyttämiselle on jokin lakisääteinen velvollisuus (esim. työlainsäädäntöön, kirjanpitolakiin tai verotukseen liittyvä määräaika) tai siihen on erikseen kysytty suostumus.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa, asianmukaisesti suojatussa järjestelmässä. Tietoihin pääsee käsiksi vain HVS-Tennis ry:n avainhenkilöt.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin:

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Yhteydenotot hvs@hvstennis.fi.

Oikeus vaatia tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukainen oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat virheelliset henkilötiedot. Yhteydenotot hvs@hvstennis.fi.

Oikeus tietojen poistamiseen:

Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukainen oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot, ellei käsittelyyn ole laillista perustetta. Yhteydenotot hvs@hvstennis.fi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen:

Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukainen oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Yhteydenotot hvs@hvstennis.fi.

Oikeus tietojen siirtämiseen:

Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää rekisterinpitäjälle toimittamansa häntä koskevat henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Yhteydenotot hvs@hvstennis.fi.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä:

Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Yhteydenotot hvs@hvstennis.fi.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 77 artiklan mukainen oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.